Comprendre notre audience va déterminer nos messages et la façon dont nous allons les porter.

On ne communiquera pas de la même façon à un groupe qui ne se sent pas concerné ou qui est submergé par d’autres préoccupations. On ne s’adressera pas avec le même ton si les personnes sont démotivées ou peu ouvertes à notre discours.

Qu’attendons-nous de nos interlocuteur·rices ?

Si on souhaite communiquer, c’est que l’on attend quelque chose des personnes à qui l’on s’adresse.

Est-ce qu’elles devraient communiquer à leur tour l’information reçue ? Devraient-elles participer au projet ? De quelle façon ? Quels gestes devraient-elles poser auprès de leurs collaborateurs ?

Trop souvent, on occulte complètement ces questions et à aucun moment on énonce nos attentes. Ensuite, nous sommes surpris de voir que notre communication n’a donné aucun résultat.

De quoi ont-ils/elles besoin ?

Maintenant que nous savons ce que nous voulons, demandons-nous de quoi ont besoin nos interlocuteur·rices pour construire notre communication.

Remplaçons « Objectif » par « Besoin de la cible » pour se concentrer sur notre audience plutôt que sur nous-même.

Que veut-on que les gens retiennent ?

On veut toujours dire trop de choses et finalement personne ne retient rien. On a tendance à utiliser une fenêtre de communication pour dire tout ce que l’on a à dire et on finit par perdre notre audience à travers des détails inutiles où chacun choisi de retenir ce qui lui plaît.

Lorsque l’on communique, c’est notre responsabilité de se faire comprendre. Ce serait plus utile de choisir un seul message pour permettre aux gens de retenir l’information clé.

Personne ne retient une information compliquée.

Nos organisations adorent faire compliqué et l’expliquer par des présentations surchargées. Ceci a pour effet de répandre des interprétations diverses. Et si on se faisait un point d’honneur à vulgariser nos contenus pour que notre audience puisse s’approprier l’information ?

C’est ici que se cache le piège principal du plan de communication.

Lorsqu’on arrive à cette question, on réfléchit à des canaux descendants. Pourtant, communiquer c’est forcément à double sens. Si la définition la plus courante associe communication et transmission d'information, le mot communication vient du latin communicare doublet lexical de communier, signifiant partage, mise en commun.

Quel mécanisme de communication à double sens peut-on mettre en place ?

Il faut à la fois permettre la circulation de l’information et favoriser le dialogue à travers l’organisation. Le défi est de trouver la bonne combinaison de moyens pour que les gens ne puissent pas passer à côté de l’information, comprennent et retiennent le message essentiel, prennent action, et surtout puissent échanger sur les informations données.

Sinon, ce n’est pas de la communication mais de l’information.

Comment intégrer nos communications aux flux déjà existants ?

Évidemment, notre audience ne reçoit pas que notre information. Elle est surchargée sans cesse de communications en tous genres. Aussi, il faut prendre en compte un ensemble pour déterminer le bon moment pour communiquer.

Pour cela, il faut nécessairement se synchroniser avec d’autres projets et regrouper des communications. Plus on travaille avec des calendriers intégrés, plus nos communications seront structurées et mieux elles seront reçues par notre audience.

Vous l’aurez compris. Le problème du plan de communication, c’est qu’il est trop souvent descendant. On le pense comme une cascade d’information, on reste centré sur nous-mêmes au lieu de se concentrer sur nos interlocuteurs. On oublie d’y intégrer le dialogue alors que c’est l’essence de la communication.

En guise de conclusion, voici mes 6 questions clés pour améliorer nos communications.